zeemo. Erstgespräch buchenErstgespräch

KI und Automatisierung

Wir hassen Aufgaben, die sich ständig wiederholen. Deshalb automatisieren wir sie. Auch deine.

Für Selbstständige und kleine Unternehmen: Was du heute abtippst, ablegst und weiterleitest, erledigen künftig deine vorhandenen Programme. Du gibst nur noch frei, wo es eine Entscheidung braucht. Du hast schon eine Idee oder ein Gespür, wo Zeit verloren geht? Dann fangen wir genau dort an.

Erstgespräch
Kostenlos, 30 Min., per Video
Programme
Deine bleiben
Freigabe
Bleibt bei dir
zeemo · beispiel-ablaufdemo

# beispiel. deine abläufe sehen anders aus.

beleg-eingang

  1. mail abgeholt
  2. pdf gelesen
  3. lieferant erkannt
  4. betrag geprüft
  5. abgelegt
  6. gemeldet

→ beleg erledigt.
ohne handarbeit.

buchung

  1. buchung empfangen
  2. kalender eingetragen
  3. kunde angelegt
  4. rechnung erstellt
  5. bestätigung gesendet
  6. team informiert

→ buchung erledigt.
einmal eingetragen, dreimal erledigt.

anfrage

  1. formular empfangen
  2. daten geprüft
  3. kontakt angelegt
  4. angebot vorbereitet
  5. zur freigabe gelegt
  6. gemeldet

→ anfrage erledigt.
du gibst nur noch frei.

# läuft auch am wochenende.
# du entscheidest, die routine läuft von selbst.

Kurzer Check

Wie oft passiert dir das pro Woche?

Findest du dich in einem dieser Punkte wieder, lohnt sich ein Gespräch.

  1. 01

    Was per Mail kommt, tippst du von Hand ab.

    Rechnungen, Buchungen, Bestellungen: Sie kommen als Mail, PDF oder Foto und werden von Hand abgelegt, benannt und ins nächste Programm übertragen. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.

    Danach du tippst nichts mehr ab, alles landet von selbst am richtigen Ort

  2. 02

    Ein Ablauf hängt an einer Person.

    Er funktioniert nur, weil jemand weiß, wie es geht, und sich erinnert, was zuletzt besprochen wurde. Fällt die Person aus, steht er.

    Danach alles läuft weiter, auch wenn jemand fehlt

  3. 03

    Anfragen und Mails fressen den Vormittag.

    Jede Anfrage will gelesen, eingeordnet und beantwortet werden, oft mit denselben Sätzen wie gestern. Die wichtigen Mails gehen zwischen den anderen unter.

    Danach der Vormittag gehört wieder dir, die Antworten liegen als Entwurf bereit

  4. 04

    Die KI liefert, den Rest machst du von Hand.

    Du nutzt KI schon für Texte oder Auswertungen. Was danach kommt, erledigst du selbst: übertragen, aufbereiten, weitergeben. Ein durchgehender Ablauf ist das noch nicht.

    Danach was die KI liefert, läuft von selbst weiter, mit Freigabe nur, wo du sie willst

  5. 05

    Das Telefon klingelt, und niemand kann rangehen.

    Im Kundentermin, auf der Baustelle, nach Feierabend. Ein verpasster Anruf ist oft ein verpasster Auftrag. Wer dich nicht erreicht, ruft deinen Wettbewerber an.

    Danach es geht immer jemand ran

Ein Punkt, der jede Woche wiederkommt, reicht für ein Gespräch.

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Leistungen

Fünf Stellen, an denen du Zeit zurückbekommst.
Du entscheidest, wo wir anfangen.

Zu jedem Punkt aus dem Check gibt es hier einen Baustein. Wir zählen zuerst, wie oft eine Aufgabe bei dir anfällt. Automatisiert wird nur, was sich für dich rechnet.

01 / Dokumentenablage

Jedes Dokument findet seinen Platz, ohne dass sich jemand darum kümmert.

Bei vielen liegt jedes Dokument woanders: im Postfach, in der Buchhaltung, in einem Cloud-Ordner oder auf dem Server. Danach suchst du nicht mehr, du tippst einen Suchbegriff ein. Was per Mail oder Scanner kommt, wird gelesen, sinnvoll benannt und landet in einem zentralen Archiv. Dein bisheriges Archiv kommt einmal mit, damit am Ende wirklich alles an einem Ort liegt.

  • Mail-Anhänge und Scans automatisch abholen
  • Absender, Datum und Art erkennen und passend ablegen
  • Bestehende Dokumente einmal übernehmen, sortieren und mit Stichworten versehen
  • Jedes Dokument per Suchbegriff in Sekunden finden

02 / Prozess-Automatisierung

Deine Programme arbeiten zusammen, statt dass du kopierst.

Daten fließen automatisch zwischen Postfach, Ablage, Buchhaltung, Kalender und Kundenliste. Wo eine Entscheidung nötig ist, gibst du frei.

  • Belege aus der Ablage direkt verbuchen
  • Buchungen und Aufträge einmal erfassen
  • Zahlungseingänge mit dem Konto abgleichen
  • Alle Zahlen des Tages auf einer Seite, statt in jedem Programm einzeln nachzusehen

03 / Second Brain

Vor jedem Termin weißt du, was zuletzt vereinbart wurde.

Abläufe, Kunden, Projekte und Entscheidungen liegen an einem Ort, in Textdateien, die dir gehören und die du auch ohne uns öffnen kannst. Die KI liest darin mit, bevor sie dir etwas vorschlägt.

  • Jedes Gespräch wird zur Notiz mit nächsten Schritten
  • Wissen wiederfinden statt suchen
  • Neue Anfragen und Ideen vorsortiert, du liest nur, was dich weiterbringt

04 / KI im Arbeitsalltag

Die KI macht den ersten Schritt, du den letzten.

Sie liest, sortiert und bereitet vor. Verschickt wird erst nach deiner Freigabe, und jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.

  • Anfragen gegen deine Kriterien vorsortieren
  • Verträge und Dokumente auslesen und durchsuchbar machen
  • Antworten und Angebote als Entwurf

05 / Telefonassistenz · Gerade in Arbeit · Demo auf Anfrage

Es geht immer jemand ran.

Ein digitaler Telefonassistent nimmt jeden Anruf an und erledigt Standardfälle selbst, etwa einen Termin. Alles andere bekommst du als fertige Notiz mit Anliegen und Nummer, und du rufst zurück, wann es dir passt. Durchgestellt wird nur, was wirklich nicht warten kann.

  • Termine eintragen und bestätigen
  • Rückrufe mit Anliegen notieren, du entscheidest, wann
  • Nur Dringendes direkt zu dir durchstellen
  • Rund um die Uhr, auch am Wochenende

Beispiele

Was heute schon läuft.

Unsere Automatisierungen laufen bei Versicherungsmaklern, Vermietern, Händlern, Online-Shops und Agenturen.

Versicherungsmakler

Policen-Import ohne Abtippen

Lage
Neue Policen kommen per Mail, oft gebündelt an wenigen Tagen im Monat. Jede wurde von Hand abgetippt, rund eine Minute pro Police.
Heute
Die Automatisierung liest die Police aus und legt sie mit allen Daten im System des Maklers an. Das Team arbeitet direkt mit den fertigen Datensätzen weiter.

Ergebnis Jede Police in Sekunden im System, ohne dass sich jemand darum kümmert

99,8 %

fehlerfrei

Handel und Online-Shop

Vom Durcheinander zum Archiv

Lage
Ein Unternehmer bekommt Rechnungen, Verträge und Briefe per Mail und auf Papier. Jedes Dokument hat er von Hand benannt und abgelegt. Trotzdem lag nichts an einem Ort: manches im Postfach, manches in der Buchhaltung, manches in einem Cloud-Ordner.
Heute
Jedes Dokument wird abgeholt, gelesen, sinnvoll benannt und landet durchsuchbar in einem zentralen Archiv. Papier kommt über den Scanner in dasselbe Archiv. Darum kümmert sich niemand mehr.

Ergebnis Jedes Dokument in Sekunden gefunden

Agentur

Vom Posteingang bis zur Buchung

Lage
Ein Agenturinhaber bekommt Rechnungen per Mail. Früher hat er jede von Hand benannt, abgelegt und an die Steuerberatung weitergegeben.
Heute
Jede Rechnung wird gelesen, erkannt und in Buchhaltung und Archiv abgelegt. Die Zahlung wird am Konto automatisch zugeordnet.

Ergebnis Keine Rechnung mehr von Hand benennen, ablegen und weitergeben

Kurzzeitvermietung

Einmal eintragen, dreimal erledigt

Lage
Ein Kurzzeitvermieter nimmt Buchungen per Telefon und Mail an und hat jede dreimal eingetippt: Kalender, Kundenliste, Rechnung.
Heute
Er trägt Gast, Zeitraum, Zimmer und Preis einmal ein. Seine vorhandenen Programme übernehmen den Rest: Zimmer belegt, Kunde angelegt, Rechnung fertig. Er gibt frei, der Gast bekommt sie per Mail.

Ergebnis 2 Minuten, jetzt 20 Sekunden

Agentur

Ein Second Brain als Gedächtnis

Lage
Ein Unternehmer mit vielen Kundengesprächen fand, was beim letzten Termin vereinbart wurde, in einem Postfach, einer Notiz oder nur im Kopf.
Heute
Nach jedem Gespräch entsteht aus der Aufnahme eine Notiz mit Vereinbarungen und nächsten Schritten, die er vor dem Ablegen prüft. Vor dem nächsten Termin liegt alles in Sekunden vor, und die KI liest darin mit, bevor sie etwas vorschlägt.

Ergebnis Vorbereitung auf einen Termin: 15 Minuten, jetzt Sekunden

Wohnungsvermietung

Nur die Passenden kommen zum Termin

Lage
Ein Vermieter bekommt auf jede Wohnungsanzeige so viele Anfragen, dass er Abende mit Lesen und Beantworten verbringt.
Heute
Die KI prüft jede Anfrage gegen seine Kriterien und sortiert vor: passt, vielleicht, passt nicht. Für jede liegt eine Antwort als Entwurf bereit. Wer passt, bekommt nach seiner Freigabe den Termin. Genauso funktioniert es mit Bewerbungen oder Auftragsanfragen.

Ergebnis Vorsortiert in Minuten, Antwort als Entwurf

Welche Aufgabe kostet dich jede Woche Zeit? Erzähl sie uns.

Kostenloses Erstgespräch buchen

Ablauf

Erst schauen, dann rechnen, dann bauen.

Ohne echtes Potenzial verkaufen wir dir keine Analyse.

  1. Erstgespräch

    30 Minuten per Video. Du erzählst, welche Aufgaben dich ausbremsen, wir fragen nach, wie oft sie anfallen. Am Ende weißt du, ob sich Automatisierung bei dir lohnt und mit welcher Aufgabe du anfangen würdest. Das nimmst du mit, auch wenn wir danach nicht zusammenarbeiten.

    Kostenlos · 30 Min.

    Kostenloses Erstgespräch buchen
  2. KI-Analyse

    Wir nehmen deine Abläufe strukturiert auf. Du bekommst eine priorisierte Liste, welche Prozesse KI und Automatisierung übernehmen können, und ein Angebot für die Umsetzung.

    Festpreis · wird angerechnet

  3. Umsetzung

    Das Zeemo-Team baut die Automatisierungen, testet sie mit dir und übergibt sie so, dass dein Team damit arbeitet.

    Angebot · nach der Analyse

  4. Laufender Betrieb

    Nach der Übergabe lassen wir dich nicht allein. Wir halten alles am Laufen, spielen Updates ein und kümmern uns, wenn etwas hakt.

    Monatlich · optional

Fragen

Was oft gefragt wird.

Was kostet das?

Das Erstgespräch ist kostenlos. Die KI-Analyse hat einen Festpreis, den wir dir am Ende des Erstgesprächs nennen und der auf die Umsetzung angerechnet wird. Für die Umsetzung bekommst du ein Angebot mit festem Preis, keine offenen Tagessätze. Der laufende Betrieb kostet einen festen Monatsbetrag.

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Was passiert im Erstgespräch?

Du erzählst, wo bei dir Zeit verloren geht und mit welchen Programmen du arbeitest. Wir fragen nach, wie oft die Aufgaben anfallen. Am Ende sagen wir dir ehrlich, ob sich Automatisierung bei dir lohnt und mit welcher Aufgabe wir anfangen würden. Lohnt es sich nicht, sagen wir dir das auch.

Wie viel Zeit kostet mich das?

Am meisten am Anfang. In der Analyse brauchen wir dich, um deine Abläufe aufzunehmen. Danach testest du mit uns und gibst frei. Das Bauen und den laufenden Betrieb übernehmen wir.

Wann merke ich etwas davon?

Ab dem Tag, an dem die erste Automatisierung läuft. Wir bauen zuerst das, was dich am meisten Zeit kostet, der Rest folgt Schritt für Schritt. Der Vermieter aus den Beispielen hat seine erste echte Buchung schon im Übergabe-Termin selbst eingetragen.

Bin ich dafür nicht zu klein?

Nein. Entscheidend ist, wie oft eine Aufgabe anfällt, und genau das zählen wir in der Analyse. Die Größe deines Betriebs spielt dabei keine Rolle.

Für wen ist das nichts?

Wenn du nur eine Schulung suchst oder ein fertiges Programm nur eingerichtet haben willst. Wir bauen Abläufe, die auf deine vorhandenen Programme passen, und schauen vorher, ob sich das rechnet.

Brauche ich eigene IT?

Nein. Wir binden an, was du schon nutzt, etwa Postfach, Ablage oder Buchhaltung. Freigaben bekommst du dort, wo du ohnehin bist.

Schreibt die KI dann in meinem Namen an Kunden?

Nicht ohne dich. Antworten, Angebote und Texte bereitet die KI als Entwurf vor, verschickt wird erst nach deiner Freigabe. Was ohne Freigabe laufen darf, etwa eine Terminbestätigung, legst du vorher selbst fest.

Was passiert mit meinen Daten?

Die Automatisierungen laufen auf deinen Systemen oder auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Welche KI-Dienste welche Daten sehen, legen wir vorher gemeinsam fest.

Über uns

Wir sind Zeemo.

Zeemo gibt es seit 2019, im Team stecken zusammen über 30 Jahre Softwareentwicklung. Wir haben Software für Unternehmen wie E.ON, Bayernwerk und Coop gebaut, für einige davon bis heute. Dieselbe Erfahrung nutzen wir dafür, Selbstständigen und kleinen Unternehmen in ganz Deutschland die Routine abzunehmen. Entwicklung, KI und Design arbeiten bei uns in einem Team. Unser Sitz ist Hameln.

  • Porträt von Sven

    Sven

    Gründer, Analyse und Konzept

  • Porträt von Dzmitry

    Dzmitry

    Entwicklung und Automatisierung

  • Porträt von Krisztian

    Krisztian

    Web-Entwicklung

  • Porträt von Tom

    Tom

    KI-Agenten, Design und Nutzerführung

  • Porträt von Birgit

    Birgit

    Buchhaltung und Kundenservice

Für diese Unternehmen haben wir Software gebaut

  • E.ON
  • Bayernwerk
  • Coop
  • Asuro
  • UBT
  • Kopter-Profi
  • AB Media
  • Bad Jump Games
  • Crisp Concept Crew

Erstgespräch

Erzähl uns, was sich bei dir ständig wiederholt.

30 Minuten, kostenlos und unverbindlich, per Video. Danach weißt du, ob sich Automatisierung bei dir lohnt und mit welcher Aufgabe du anfangen würdest. Ob wir dann zusammenarbeiten, entscheidest du in Ruhe.

Kostenloses Erstgespräch buchen Oder schreib uns: mail [at] zeemo.eu